Trong một công ty gia công mỹ phẩm (OEM/ODM), phòng Nghiên cứu & Phát triển – R&D là bộ phận rất quan trọng. Đây không chỉ là nơi “pha thử công thức”, mà còn chịu trách nhiệm biến ý tưởng của khách hàng thành công thức mỹ phẩm ổn định, an toàn, có khả năng sản xuất hàng loạt và đáp ứng yêu cầu chất lượng/pháp lý.

Dưới đây là cơ cấu tôi khuyến nghị nếu bạn đang xây dựng một xưởng/công ty gia công mỹ phẩm thực tế.

1. Phòng R&D có những chức năng, nhiệm vụ gì?

Có thể chia thành 8 nhóm nhiệm vụ chính:

1. Nghiên cứu công thức

Đây là nhiệm vụ cốt lõi:

• Nghiên cứu công thức kem, serum, lotion, toner, sữa rửa mặt, dầu gội, dầu xả, gel, mặt nạ…
• Lựa chọn nguyên liệu phù hợp.
• Xác định tỷ lệ sử dụng từng nguyên liệu.
• Nghiên cứu hệ nhũ hóa, chất làm đặc, chất bảo quản, chất hoạt động bề mặt…
• Nghiên cứu cảm quan: màu, mùi, độ đặc, độ thấm, độ trơn, độ dính…
• Điều chỉnh công thức theo yêu cầu của khách hàng.
• Phát triển công thức mới theo xu hướng thị trường.

2. Nghiên cứu nguyên liệu

R&D phải xây dựng và quản lý thư viện nguyên liệu.

Ví dụ:

R&D cần biết:

• Công dụng.
• Nồng độ sử dụng.
• Tính tương thích.
• Độ ổn định.
• pH phù hợp.
• Điều kiện bảo quản.
• Tương tác với các nguyên liệu khác.
• Hồ sơ kỹ thuật của nguyên liệu.

3. Phát triển mẫu cho khách hàng

Quy trình thường sẽ là:

Khách hàng đưa ý tưởng → R&D phân tích → đề xuất công thức → làm mẫu → khách hàng đánh giá → chỉnh sửa → chốt công thức → chuyển sản xuất.

Ví dụ khách hàng nói:

“Tôi muốn một serum trắng da, thấm nhanh, không nhờn, có Niacinamide và Alpha Arbutin.”

R&D phải chuyển yêu cầu marketing đó thành một công thức kỹ thuật cụ thể.

Sau đó:

Công thức phòng thí nghiệm → mẫu thử → test ổn định → pilot → sản xuất hàng loạt.

4. Kiểm tra độ ổn định của sản phẩm

Đây là phần rất quan trọng nhưng nhiều cơ sở nhỏ thường xem nhẹ.

R&D phải theo dõi:

• pH
• độ nhớt
• màu
• mùi
• trạng thái vật lý
• hiện tượng tách lớp
• kết tủa
• thay đổi màu
• thay đổi mùi
• tương thích với bao bì

Có thể thực hiện các thử nghiệm:

• Stability test.
• Accelerated stability test.
• Freeze–thaw.
• Centrifuge.
• Compatibility test với bao bì.

Mục tiêu cuối cùng là trả lời:

Công thức này có giữ được chất lượng trong suốt thời hạn sử dụng dự kiến hay không?

5. Chuyển giao công thức sang sản xuất

Một công thức làm được ở phòng thí nghiệm chưa chắc sản xuất được ở quy mô 500 kg hoặc 1.000 kg.

Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của R&D.

Ví dụ:

Lab: 1 kg

→ Pilot: 20–50 kg

→ Production: 300–1.000 kg

R&D phải phối hợp với sản xuất để xác định:

• Thứ tự cho nguyên liệu.
• Nhiệt độ.
• Tốc độ khuấy.
• Thời gian khuấy.
• Tốc độ đồng hóa.
• Thời gian gia nhiệt.
• Điều kiện làm nguội.
• Điểm bổ sung hoạt chất.
• Điều kiện đóng gói.

Đây gọi là scale-up và technology transfer.

6. Xử lý sự cố sản xuất

Ví dụ sản xuất thực tế xảy ra:

• Kem bị tách nước.
• Serum bị đục.
• Gel bị vón.
• Dầu gội quá loãng.
• Sữa rửa mặt bị giảm bọt.
• Sản phẩm đổi màu.
• Mùi không đúng mẫu chuẩn.
• Độ nhớt thay đổi giữa các batch.

R&D phải phối hợp với:

Sản xuất + QC + QA

để tìm nguyên nhân và đưa ra phương án xử lý.

7. Nghiên cứu sản phẩm mới

R&D cần theo dõi:

• Xu hướng mỹ phẩm.
• Hoạt chất mới.
• Nguyên liệu mới.
• Công nghệ mới.
• Xu hướng texture.
• Xu hướng “clean beauty”.
• Mỹ phẩm thuần chay.
• Mỹ phẩm dành cho da nhạy cảm.
• Mỹ phẩm chống lão hóa.
• Sản phẩm chăm sóc tóc…
• Các yêu cầu mới của thị trường.

Đây là phần giúp công ty chuyển từ OEM sang ODM mạnh hơn.

8. Hồ sơ kỹ thuật

R&D thường phải xây dựng và quản lý:

• Công thức gốc.
• Công thức sản xuất.
• Tiêu chuẩn nguyên liệu.
• Tiêu chuẩn thành phẩm.
• Quy trình sản xuất.
• Thông số kỹ thuật.
• Phiếu thử nghiệm.
• Hồ sơ stability.
• Mẫu chuẩn.
• Hồ sơ thay đổi công thức.
• Hồ sơ chuyển giao sản xuất.

9. Phòng R&D tối thiểu cần bao nhiêu người?

Nếu là công ty gia công mỹ phẩm quy mô nhỏ, tôi không khuyến nghị lập phòng R&D quá đông ngay từ đầu.

Mô hình tối thiểu: 3 người

1. Trưởng phòng/Trưởng nhóm R&D – 1 người

Phụ trách:

• Quản lý R&D.
• Xây dựng công thức.
• Phê duyệt công thức.
• Xử lý sự cố kỹ thuật.
• Làm việc với khách hàng.
• Làm việc với sản xuất/QC/QA.
• Quản lý nguyên liệu.

2. Nhân viên R&D công thức – 1 người

Phụ trách:

• Pha mẫu.
• Điều chỉnh công thức.
• Theo dõi stability.
• Chuẩn bị mẫu khách hàng.
• Ghi chép hồ sơ thử nghiệm.

3. Kỹ thuật viên phòng Lab – 1 người

Phụ trách:

• Cân nguyên liệu.
• Chuẩn bị mẫu.
• Vệ sinh thiết bị.
• Đo pH/độ nhớt…
• Theo dõi mẫu.
• Hỗ trợ các thử nghiệm.

Nhưng nếu công ty làm OEM/ODM nghiêm túc:

Tôi khuyến nghị 4–6 người.

Một người có thể kiêm nhiều chức năng khi công ty còn nhỏ.

10. Nhân sự R&D nên học chuyên ngành gì?

Đây là vấn đề rất quan trọng.

Nhóm ưu tiên số 1

Công nghệ mỹ phẩm / Cosmetic Science

Nếu tuyển được người học đúng chuyên ngành này thì rất tốt.

Nhóm ưu tiên số 2

Hóa học

Đặc biệt:

• Hóa hữu cơ.
• Hóa phân tích.
• Hóa lý.

Nhóm ưu tiên số 3

Kỹ thuật hóa học / Công nghệ hóa học

Rất phù hợp với:

• Scale-up.
• Công nghệ sản xuất.
• Nhũ hóa.
• Đồng hóa.
• Xử lý vấn đề công nghệ.

Nhóm phù hợp khác

• Công nghệ sinh học.
• Dược học.
• Hóa dược.
• Công nghệ thực phẩm.

Tuy nhiên, với vị trí formulation R&D mỹ phẩm, bằng cấp chỉ là một phần. Kinh nghiệm phát triển công thức thực tế quan trọng hơn rất nhiều.

11. Một Trưởng phòng R&D giỏi cần biết gì?

Nếu bạn đang tuyển người, tôi sẽ không chỉ nhìn vào bằng đại học.

Hãy kiểm tra xem ứng viên có thực sự biết:

Về công thức

• Nhũ tương O/W và W/O.
• Gel.
• Surfactant system.
• Chất làm đặc.
• Chất bảo quản.
• Hệ dung môi.
• pH.
• Tương thích nguyên liệu.
• Stability.

Về nguyên liệu

Ứng viên phải hiểu INCI, đặc tính nguyên liệu và cách phối hợp chúng.

Về thiết bị

Phải biết sử dụng ít nhất:

• pH meter.
• Viscometer.
• Máy khuấy.
• Homogenizer.
• Cân phân tích.
• Tủ ổn định.
• Máy ly tâm.

Về sản xuất

Phải hiểu sự khác biệt giữa:

100 g trong becher

và

500 kg trong bồn sản xuất.

Đây là điểm phân biệt một người biết pha mỹ phẩm với một người làm R&D công nghiệp.

12. Phòng R&D cần trang bị những gì?

Có thể chia thành 4 nhóm.

A. Thiết bị pha chế

Tối thiểu nên có:

• Cân kỹ thuật.
• Cân phân tích.
• Máy khuấy từ.
• Máy khuấy cơ.
• Homogenizer.
• Bếp gia nhiệt.
• Bể cách thủy.
• Nhiệt kế.
• Bộ dụng cụ thủy tinh.
• Cốc becher.
• Ống đong.
• Pipette.
• Spatula…
• Tủ lạnh bảo quản mẫu.

B. Thiết bị kiểm tra

Tối thiểu:

• pH meter.
• Viscometer.
• Máy ly tâm.
• Thiết bị đo nhiệt độ.
• Cân.
• Thiết bị kiểm tra tỷ trọng nếu cần.

C. Thiết bị stability

Nên có:

• Tủ stability.
• Tủ nhiệt.
• Tủ lạnh.
• Khu vực theo dõi mẫu ở điều kiện thường.

Nếu ngân sách hạn chế, một số phép thử chuyên sâu có thể thuê phòng kiểm nghiệm bên ngoài thay vì đầu tư toàn bộ ngay từ đầu.

D. Khu vực làm việc

Một phòng R&D nên có ít nhất:

Khu cân nguyên liệu

→ Khu pha chế

→ Khu kiểm nghiệm

→ Khu stability

→ Khu lưu mẫu

→ Khu lưu hồ sơ

Không nên biến phòng R&D thành một căn phòng chỉ có vài cái bàn và máy khuấy.

13. Gia Công Mỹ Phẩm Giá Tốt đề xuất mô hình R&D cho công ty gia công mỹ phẩm nhỏ

Nếu bạn đang chuẩn bị xây dựng một công ty/xưởng gia công mỹ phẩm, chúng tôi sẽ chọn mô hình sau:

Nhân sự:

4 người là mức tôi cho rằng khá hợp lý để bắt đầu:

• 1 Trưởng R&D
• 2 Formulation R&D
• 1 Lab Technician

Khi số lượng khách hàng tăng lên thì bổ sung:

• R&D Stability
• R&D Packaging
• R&D Scale-up
• Regulatory/Documentation

14. Một điểm rất quan trọng: R&D ≠ QC ≠ QA

Ba bộ phận này rất dễ bị doanh nghiệp nhỏ nhầm lẫn.

Có thể hình dung:

R&D: “Làm thế nào để tạo ra sản phẩm?”

QC: “Sản phẩm này có đạt tiêu chuẩn không?”

QA: “Hệ thống của chúng ta có đảm bảo sản phẩm luôn đạt chất lượng không?”

Vì vậy, không nên để một người vừa phụ trách R&D vừa tự kiểm nghiệm và tự phê duyệt chất lượng sản phẩm nếu công ty muốn xây dựng hệ thống chuyên nghiệp.

15. Nếu bạn đang xây dựng công ty gia công mỹ phẩm từ đầu

Tôi khuyên bạn không nên chỉ xây dựng phòng R&D, mà nên thiết kế đồng bộ:

R&D → QC → QA → Sản xuất → Kho → Đóng gói

và đặc biệt phải xây dựng quy trình:

Brief khách hàng → R&D → mẫu → đánh giá → chốt công thức → stability → pilot → QC → sản xuất → QC thành phẩm → đóng gói.

Nếu bạn muốn, tôi có thể tiếp tục xây dựng cho bạn một mô hình phòng R&D hoàn chỉnh cho xưởng gia công mỹ phẩm, gồm sơ đồ tổ chức, định biên nhân sự, diện tích phòng, danh mục toàn bộ máy móc–thiết bị cần mua, mức đầu tư dự kiến và bản mô tả công việc (JD) cho từng vị trí.

================

Công ty TNHH Gia Công Mỹ Phẩm Giá Tốt

Địa chỉ: Lô B6, đường số 13, KCN Phúc Long, Bến Lức, Long An

Website: https://giacongmyphamgiatot.com/

Email: giacongmyphamgiatot@gmail.com

Fanpage: https://www.facebook.com/giacongmyphamgiatot2024/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCYAzc-zsfqTYyyY8UcA6iwg

Điện thoại: 0968 033 077 (Mr Hải)

==================